Как избежать потери времени

Всем известно, что  большинство деловых людей живут по принципу: «Время - деньги». Но вот как раз его-то катастрофически не хватает. Современные специалис­ты по тайм-менеджменту (организации време­ни) констатируют факт: недостаток времени, который у многих дело­вых людей вызывает сильнейший стресс, возникает не столько из-за обилия требую­щих решения задач, сколько из-за непредска­зуемых и неоправданных потерь времени…

Сегодня деловые люди, опираясь на рекомендации экспертов, стараются планировать свой рабочий день таким образом, чтобы распределить время для решения проблем в соот­ветствии с их важностью и срочностью. Однако даже те, кто научился строить рациональные и реалистич­ные планы, бывает, обнару­живают в конце рабочего дня, что из намеченных дел выполнена лишь половина. «Мне бы еще пару ча­сов...» - едва ли не вечер говорят себе директо­ра и их заместители, менеджеры, референты и курьеры, управляющие и секретарши. И при этом не отдают себе отчета, что эти часы в самом деле были у них отняты, похищены или просто потрачены впустую.

Среди тех факторов, которые чаще всего отрывают нас от дела в течение рабочего дня, можно выделить трех самых главных «воров времени» -это вы сами, неожидан­ные телефонные звонки, ваши непрошеные гости. Но все по порядку...

Как это ни странно, вы сами мешаете себе заниматься делом гораздо чаще, чем кто-либо еще. Занимаясь прочтением почты, анализом новостей или подготовкой докумен­тации, вы нередко начинае­те думать о чем-то не отно­сящемся к делу, вторгшем­ся в ваше сознание в силу случайной ассоциации и полностью захватившем ваши мысли. Для философа или писателя такое состояние даже желатель­но, ибо может навести его на неожиданные творческие ходы. А вот деловому человеку этого следует избегать, иначе «поток сознания» рискует увести его слишком далеко от конкретных насущных задач.

 Чтобы уменьшить количество времени, которое тратится на посторонние мысли, психологи советуют усвоить два принципа:

• Первый из них можно назвать методом объединения. Он основыва­ется на том, что если сгруппировать проблемы одного типа и решить их в рамках единого отрезка времени, то можно успеть сделать гораздо больше.
• Второй принцип требует сосредоточиться на самом деле, а не на ус­ловиях или средствах его выполнения. Иными словами, если до начала работы уделить немного времени необходимой подготовке, то можно избежать многих непредви­денных остановок и затруд­нений. Например, очистив рабочий стол от ненужных в данный момент бумаг, вы избавите себя от необ­ходимости отвлекаться на поиск нужного докумен­та, да и просто не утратите концентрацию из-за нечаянных взглядов на лишние предметы. Если известно, что для работы понадобятся какие-то справочники или материа­лы, лучше заранее позабо­титься, чтобы они были под рукой.

 И все же главное, что требуется для целенап­равленной работы, - это самодисциплина. Ничто другое не способно так управлять концентрацией внимания, как собственное сознание. Запомните: только четкая установка на скорейшее завершение начатого, способна не про­пустить в голову несвоев­ременные мысли.

Неожиданные телефон­ные звонки также могут оказаться серьезной проблемой. Руководители высокого ранга могут доверить ее решение секретарше, остальным приходится справляться с нею самим. Здесь неоценима помощь коллег, воспользуйтесь ей. Когда перед вами стоят неотложные задачи, требующие сосредоточенности, доверьте вашим коллегам отвечать на звонки, пообе­щав взамен выполнить ту же роль, когда кому-то из них особенно понадобит­ся спокойствие. Обычно вежливая ссылка по теле­фону на вашу занятость никого не оставляет недовольным. Само собой, в случае чрезвычайной важности звонка отдела все же придется оторвать­ся. Остальным абонентам (разумеется, тем, в ком вы сами заинтересованы) вы сможете ответить в удобное для вас время.

Другая проблема - непрошеные гости. Чаще всего это коллеги равного с вами ранга. Они загляды­вают к вам, чтобы решить какой-то действительно важный вопрос, а заодно еще десяток попутных вплоть до обсуждения настроения шефа или новой прически коллеги. Отвадить этих «воров времени» можно разными способами, которые, к сожалению, по большей части неделикатны. Самый безобидный способ сохранить свое время от чужих посягательств - установить своего рода «тихий час», выбрав для него тот период, когда вы чувствуете себя в наилучшей форме для реше­ния накопившихся про­блем. Пришельцам об этом может сигнализировать табличка на дверях вашего кабинета, а если нет отдельного кабинета - просто ваша просьба не беспокоить вас. Очень скоро ваш рабочий режим станет известен тем, кто имеет обыкновение в него вторгаться, и они, вероятно, постараются выбрать для своих визитов «приемные часы». Если же значительно сократить потери все-таки не удается, попробуйте хотя бы в течение недели вести дневник учета времени, отмечая в нем, по какому поводу и сколько времени было потрачено непродук­тивно. Записи за несколько дней позволят вам найти ту «пробоину», в которую утекают так необходимые минуты и часы. Тогда ее останется только «зала­тать»!

Подготовила Ирина Толмачова